Para colocar mensagem automática no WhatsApp Business, abra a aba Ferramentas do app e ative a Mensagem de saudação, para quem chama pela primeira vez, e a Mensagem de ausência, para quando você não pode responder. Abaixo estão o passo a passo e 29 modelos prontos, 18 deles tirados dos textos que o ZapScaler manda de verdade.
O WhatsApp Business tem três ferramentas de mensagem automática para clientes. As três ficam na aba Ferramentas do app:
| Ferramenta | Quando sai | Para que serve |
|---|---|---|
| Mensagem de saudação | Na primeira mensagem do cliente e depois de 14 dias sem conversa | Receber quem chega e dizer como você atende |
| Mensagem de ausência | Sempre, num horário programado ou fora do horário de atendimento | Avisar que você não pode responder agora |
| Respostas rápidas | Quando você escolhe, digitando / na conversa | Mandar sem redigitar os textos que você repete muito |
Saudação, ausência e respostas rápidas são recursos do WhatsApp Business.
Eu sou o Bruno, fundador do ZapScaler. O ZapScaler manda mensagens pelo WhatsApp de um negócio: confirma horário, lembra o cliente, avisa o andamento do pedido. A maioria dos modelos deste guia saiu desses textos, e eu explico a regra por trás de cada um. Onde o sistema não tem texto fixo, como na saudação, eu aviso que é sugestão.
No Android, o caminho da Central de Ajuda do WhatsApp é este:
No iPhone muda pouco: o texto fica na seção Mensagem e você confirma em Salvar. A opção que deixa de fora quem está na sua agenda se chama Excluir meus contatos.
Três detalhes da Central de Ajuda que valem atenção. A saudação só vai para quem escreve pela primeira vez ou depois de 14 dias sem conversa: quem falou com você nos últimos 14 dias não recebe. Ela fica desativada quando o Meta Business Agent está conectado. E o celular precisa estar com internet para a mensagem sair.
A opção Fora do horário de atendimento só aparece se o horário de atendimento estiver preenchido no perfil comercial. Vale preencher antes: assim o aviso sai só quando você está fechado. Como na saudação, o celular precisa estar com internet.
Para usar, abra a conversa e digite / no campo de mensagem: aparecem todas as respostas rápidas. Dá para salvar no máximo 50. O próprio app cria algumas respostas padrão com os dados do perfil comercial, como endereço e horário de atendimento. No WhatsApp Web e no computador, resposta rápida não aceita foto nem vídeo.
O ZapScaler não tem um texto fixo de saudação. Então estes quatro são sugestões minhas, para colar no app e ajustar. A própria Central de Ajuda dá como exemplo “Olá! Como posso ajudar você?”, que não diz nada sobre o seu negócio.
| Para quem | Modelo (sugestão) |
|---|---|
| Qualquer negócio | Oi! Aqui é da [nome do negócio] 😊 Me conta o que você precisa que eu já te respondo. |
| Quem atende com hora marcada | Olá! Obrigado por chamar a [nome do negócio]. Quer marcar um horário? Me diz o serviço e o melhor dia pra você. |
| Quem tem horário fixo | Oi! Aqui é da [nome do negócio]. Atendemos de [dias], das [hora] às [hora]. Como posso ajudar? |
| Delivery | Oi! Bem-vindo à [nome do negócio] 😊 Quer ver o cardápio ou já sabe o que vai pedir? |
Repare que todas terminam com uma pergunta fácil: o cliente sabe na hora o que responder. É a mesma ideia do lembrete do ZapScaler, que aparece mais abaixo.
No ZapScaler, o dono escolhe o que acontece quando alguém escreve com o negócio fechado: a IA responde avisando o horário, a IA não responde e a mensagem fica esperando, ou a IA atende normalmente. Na primeira opção, este é o texto padrão (com os acentos corrigidos):
“Estamos fora do horário de atendimento. Retornaremos em breve!”
No cadastro, o sistema sugere uma versão com o nome do negócio, e o dono pode trocar o texto quando quiser. Duas variações nessa linha, para você usar no app:
| Situação | Modelo (sugestão) |
|---|---|
| Com o nome do negócio | Oi! A [nome do negócio] está fechada agora. Amanhã, a partir das [hora], a gente te responde. |
| Com o horário completo | Olá! Nosso atendimento é de [dias], das [hora] às [hora]. Deixe sua mensagem que respondemos assim que abrirmos. |
Duas regras que a gente seguiu no ZapScaler. O aviso de fora do horário sai só na primeira mensagem da conversa, para o cliente não receber o mesmo aviso a cada frase. E no delivery ele não sai: o pedido é anotado e a confirmação já avisa que ele será preparado quando a loja abrir. No app, escolha Fora do horário de atendimento no campo Horário para o aviso sair só quando você está fechado.
Este é o texto que o ZapScaler manda quando o agendamento fecha na conversa:
“Tudo certo, [nome]! Seu horário de [serviço] está confirmado pra [dia], às [hora], com [profissional].”
Se o serviço tem endereço cadastrado, ele entra no fim: “Endereço: [endereço].” Quando o serviço pede sinal para reservar, a frase muda:
“Quase lá, [nome]! Seu horário de [serviço] pra [dia], às [hora], com [profissional], está reservado, aguardando sinal.”
A regra por trás: a confirmação repete tudo o que o cliente precisa conferir, ou seja, serviço, dia, hora e com quem. O dia sai do jeito que a gente fala, “amanhã, sábado, 03/10”, e não “03/10/2026”. E se o nome que ficou no cadastro é uma saudação, como “Oi”, o sistema tira o nome da frase em vez de escrever “Tudo certo, Oi!”.
No ZapScaler, os lembretes já vêm ligados e são dois: um na véspera e outro 6 horas antes do horário. O dono pode desligar cada um na aba Lembretes e pode escrever o próprio texto. Se não escrever, o sistema escreve um no tom da conversa com aquele cliente. Se esse texto não passar nas regras abaixo, sai um destes, que são os textos de reserva do sistema:
| Quando | Situação | Modelo |
|---|---|---|
| Véspera | Pedindo confirmação | Oi, [nome]! Passando pra lembrar do seu horário [dia] às [hora]. Consegue confirmar pra mim? |
| Véspera | Citando o serviço | Oi, [nome], tudo bem? Seu horário de [serviço] ficou para [dia] às [hora]. Posso confirmar? |
| Véspera | Citando o profissional | Oi, [nome]! Seu horário com [profissional] é [dia] às [hora]. Consegue confirmar pra mim? |
| No dia | Cliente já confirmou | Oi, [nome]! Te esperamos hoje às [hora] 😊 |
| No dia | Já confirmou, citando o profissional | Oi, [nome]! [profissional] te espera hoje às [hora] 😊 |
| No dia | Ainda não confirmou | Oi, [nome]! Lembrando do seu horário hoje às [hora]. Consegue confirmar pra mim? |
| Resposta | Cliente confirmou | Presença confirmada! Te esperamos [dia] às [hora]. |
A última linha é a resposta que o sistema devolve quando o cliente confirma: a presença fica marcada na agenda. As regras que a gente colocou no ZapScaler, e que eu recomendo para qualquer lembrete:
No delivery, a primeira mensagem automática é a confirmação do pedido. Quando o pedido fecha na conversa, o ZapScaler manda:
“Pedido #[número] confirmado! Total [valor]. Previsão: [mínimo] a [máximo] min. Pagamento em dinheiro na entrega.”
O fim muda com a forma de pagamento: “cartão na entrega”, “dinheiro na retirada” ou, se a loja conectou o Mercado Pago, o código do Pix copia e cola. Se a loja estiver fechada, a previsão dá lugar a: “Estamos fechados no momento. Seu pedido será preparado assim que abrirmos ([quando]).”
Depois, a cada mudança de status no painel, o cliente recebe um aviso. Os textos abaixo são os do sistema, com os acentos corrigidos:
| Quando | Mensagem |
|---|---|
| Pedido feito pelo catálogo | Olá, [nome]! Recebemos seu pedido #[número]. Estamos preparando tudo com carinho. Tempo estimado: [mínimo]-[máximo] min. |
| Em preparo | Seu pedido #[número] está sendo preparado! Em breve sai. |
| Saiu para entrega | Seu pedido #[número] saiu para entrega! Aguarde em casa. |
| Entregue | Pedido #[número] entregue! Bom apetite! Qualquer dúvida, estamos aqui. |
| Pagamento confirmado | Pagamento do pedido #[número] confirmado! Obrigado pela preferência. |
| Cancelado | Seu pedido #[número] foi cancelado. Motivo: [motivo]. Pedimos desculpas pelo inconveniente. |
Repare que todas levam o número do pedido. Quando o cliente responde, fica claro de qual pedido ele está falando.
Aqui o ZapScaler não tem texto fixo, e isso é de propósito. A mensagem é escrita a partir da conversa, porque um “E aí, ainda tem interesse?” serve para qualquer pessoa e não diz nada a ninguém. O que é fixo são as regras:
Dois exemplos no espírito dessas regras, para você adaptar:
| Quando | Modelo (sugestão) |
|---|---|
| 15 minutos depois | Ficou alguma dúvida sobre o [assunto]? Tô por aqui. |
| 2 dias depois | Se ainda quiser o [assunto], me chama que eu vejo pra você. |
No salão, quase tudo gira em torno de horário e de profissional. Os modelos abaixo seguem os fluxos de agendamento do ZapScaler. Onde o texto é do sistema, eu aviso.
| Momento | Modelo |
|---|---|
| Confirmação (texto do sistema) | Tudo certo, [nome]! Seu horário de [serviço] está confirmado pra [dia], às [hora], com [profissional]. |
| Lembrete na véspera (texto do sistema) | Oi, [nome]! Seu horário com [profissional] é [dia] às [hora]. Consegue confirmar pra mim? |
| Remarcação (sugestão) | Sem problema, [nome]. Com [profissional] eu tenho [opção 1] ou [opção 2]. Qual fica melhor? |
| Cancelamento (sugestão) | Tudo bem, [nome]. Posso perguntar o motivo? Se quiser, já te passo outro horário. |
| Fora do horário (sugestão) | Oi! O [nome do salão] está fechado agora. Amanhã, a partir das [hora], a gente confirma seu horário. |
Três cuidados que vêm de como o ZapScaler trata isso:
A mensagem automática do app manda sempre o mesmo texto. Ela não lê o que o cliente escreveu. Por isso:
Se o seu WhatsApp vive cheio de perguntas que se repetem, o passo seguinte é um agente de IA. Ele lê a mensagem, consulta o que você cadastrou, responde, marca o horário e passa a conversa para você quando não sabe a resposta. No ZapScaler, as mensagens de confirmação, lembrete e pedido deste guia saem sem você digitar nada. Mostro uma conversa real do agente na página dele, que está nos links do fim deste artigo.
Mensagem de saudação, mensagem de ausência e respostas rápidas são recursos do WhatsApp Business. Para usar, você precisa do app WhatsApp Business.
Não. Ela vai na primeira mensagem do cliente e depois de 14 dias sem conversa. Em Destinatários você ainda pode deixar seus contatos de fora ou escolher quem recebe.
A saudação recebe quem chega: sai na primeira conversa e depois de 14 dias de silêncio. A ausência avisa que você não pode responder: sai sempre, num horário programado ou fora do horário de atendimento, conforme você escolher.
No máximo 50. O app também cria respostas padrão com os dados do perfil comercial, como endereço e horário de atendimento.
Confira se o Meta Business Agent está conectado (com ele, a saudação fica desativada), se a opção de Destinatários não está deixando o cliente de fora e se ele não falou com você nos últimos 14 dias. Se nada disso resolver, desative e ative a opção de novo, atualize o app e reinicie o celular.
Quando as perguntas que chegam pedem uma resposta diferente para cada cliente: marcar horário, montar pedido, tirar dúvida sobre um serviço. A mensagem automática avisa; o agente de IA resolve a conversa.